Внедрение электронного кадрового документооборота в России

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

Уже в начале апреля 2020 года стартовал масштабный проект, подготовленный Министерством труда и социальной защиты, по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам. В рамках данного эксперимента всем участникам представлена возможность вести электронный кадровый документооборот на портале «Работа в России» - государственной информационной платформе, благодаря которой услуги в сфере занятости оказываются в электронном виде, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Главная задача эксперимента – воплощение в жизнь механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В систему включен раздел о порядке создания, использования и хранения электронных документов, что позволяет избежать их оформления и дублирования на бумажном носителе.  В эксперименте участвуют 129 работодателей, из которых 18 уже используют нововведение в опытном режиме. Среди предложений, высказанных участниками проекта, стоит обратить внимание на просьбу о введении шаблонов типовых документов для работодателей и функции автоматического заполнения персональных данных потенциальных работников при формировании электронного трудового договора с использованием информации, содержащейся в профиле на Госуслугах.

Это не первый в российской практике проект по внедрению электронного документооборота. Похожий эксперимент проводился Министерством труда и социальной защиты в Российской Федерации в 2018 году. Среди участников 11 крупных компаний-работодателей (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг»). По итогам эксперимента 2018 годы, были выявлены следующие проблемы электронного кадрового документооборота:

1) высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;

2) отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;

3) отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;

4) необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;

5) риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;

6) низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

Разбираясь с особенностями нового проекта, нужно отметить, что принять участие в нем может любая организация, изъявившая желание. При этом работники принимают участие в проекте исключительно на добровольной основе с сохранением за ними права отказаться от участия, предварительно уведомив о своем решении работодателя в письменном виде.

Ведение электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» бесплатно для работодателей, что позволяет свести к нулю расходы на внедрение собственных информационных систем. Данный проект создает дополнительные возможности как для работников, так и для работодателей. Эксперимент позволяет расширить масштаб поиска места работы, а также сэкономить значительное количество времени. При устройстве на работу потенциальный работник получает возможность подобрать себе работодателя из другого региона, пройти собеседование с использованием дистанционных технологий и заключить трудовой договор. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать кадровые документы, поданные ими или предназначенные для них, со своего гаджета с помощью электронной подписи, что значительно повышает оперативность получения необходимой информации.

GRATA International Санкт-Петербург.