Самозанятые и независимые подрядчики: минимизация правовых рисков в России

1) Какие основные юридические риски для компаний возникают при неправильной квалификации самозанятых и независимых подрядчиков?

Намеренная квалификация плательщиков налога на профессиональный доход (самозанятых) или иных лиц, в качестве исполнителей по гражданско-правовым договорам, а не штатных работников, выполняющих эту работу за зарплату, влечет для бизнеса существенные риски. 

Так, если контролирующие органы признают указанные отношения трудовыми, компанию обяжут: доначислить налоги и взносы, выплатить компенсации таким работникам, оформить таких работников в штат организации.

Также предусмотрена административная ответственность. Так, согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 тысяч до 20 000 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 100 000 рублей.

2) Как компаниям следует структурировать договоры с независимыми подрядчиками, чтобы снизить риск переквалификации отношений в трудовые?

При заключении договоров с независимыми подрядчиками следует четко определить конкретный, заранее обусловленный результат работ или услуг. Из договора необходимо исключить условия, характерные для трудовых отношений, например, подчинение внутреннему распорядку, фиксированный график работы, предоставление социальных гарантий или регулярную оплату, напоминающую заработную плату. Помимо этого, следует избегать систематического перезаключения договоров на схожих условиях с одним и тем же лицом, так как это может быть квалифицировано как непрерывные трудовые отношения.

3) В какой мере фактические условия работы имеют приоритет над условиями договора при определении статуса работника?

На практике фактические условия выполнения работы могут иметь приоритет над положениями заключенного договора. Если договор на выполнение определенной работы по своей сути является трудовым, он может быть переквалифицирован как работодателем, так и судом. Российское законодательство не допускает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения. Если отношения признаны трудовыми, они считаются возникшими со дня допуска работника к исполнению обязанностей. 

4) Какие налоговые, социальные и пенсионные обязательства могут возникнуть у бизнеса в случае переквалификации подрядчика в работника?

В случае переквалификации подрядчика (самозанятого или иного лица) в штатного работника, у организации возникают следующие обязанности:

1. Трудовые отношения. Необходимо оформить сотрудника в штат, в том числе издать приказ о приеме на работу с даты фактического начала работы, заключить трудовой договор и внести записи в трудовую книжку. 

2. Финансовые обязательства перед работниками. Необходимо выплатить компенсации таким работникам, в том числе, предоставить оплачиваемые отпуска, оплатить больничные и сверхурочные, а также выплатить компенсацию за задержку этих выплат за весь срок такой «работы».

3. Налоговые обязательства. Необходимо начислить налоги и взносы, в том числе, налог на доходы физических лиц (НДФЛ 13-15%), страховые взносы в Социальный фонд РФ (единый тариф 30%), а также страховые взносы на травматизм за весь период работы такого работника. Тарифы взносов на травматизм зависят от основного вида деятельности и класса профессионального риска (от 0,2% до 8,5%).

4. Налоговые санкции. Предусмотрены штраф за неуплату налогов: 20% от суммы долга до 40% при доказанном умысле, пени за каждый день просрочки платежей, штрафы за непредставление налоговой отчетности.

5) Как суды и регуляторы оценивают долгосрочное сотрудничество с одним и тем же подрядчиком и в какой момент длительность становится «красным флагом»?

Суды и регуляторы оценивают не срок как таковой, а совокупность признаков подмены трудовых отношений: регулярные и предсказуемые выплаты, один заказчик, подчинение внутренним правилам и графику, оплата за время, отсутствие осязаемого результата в документах и фактическая интеграция самозанятого в штат. Длительность сотрудничества и число самозанятых используются в риск‑анализе как отдельные критерии отбора на проверку.

«Красный флаг» — это длительные, из месяца в месяц, одинаковые договоры и акты с фиксированной суммой за одну и ту же функцию, а также ситуация, когда самозанятый долго получает доход только от одного заказчика, под которого изначально и был зарегистрирован; такие схемы прямо описываются регуляторами как признаки подмены трудового договора.

6) Какие дополнительные юридические риски возникают при привлечении самозанятых и независимых подрядчиков в трансграничных проектах?

Можно выделить ряд ключевых юридических рисков, возникающих при привлечении самозанятых и независимых подрядчиков в трансграничных проектах:

• Определение применимого права и подсудности. При отсутствии в договоре ясной оговорки о применимом праве споры могут подпадать под действие иностранного законодательства и судов, что усложняет защиту и увеличивает издержки. Российское законодательство (ст. 1210 ГК РФ) допускает выбор права сторонами, что должно быть прямо указано в договоре;
• Налоговые обязательства и налоговый агент у источника выплаты. Выплаты иностранным физическим лицам могут облагаться НДФЛ у источника выплаты в России (ст. 208, 209 НК РФ). Компания может стать налоговым агентом (ст. 226 НК РФ) и обязана удержать НДФЛ (как правило, по ставке 30% для нерезидентов);
• Миграционное законодательство и разрешение на работу. Оказание услуг с физическим присутствием на территории РФ может потребовать от иностранного подрядчика получения патента или разрешения на работу. Нарушение этих требований влечет штрафы как для физического лица, так и для привлекающей компании (ст. 18.15-18.17 КоАП РФ, штрафы для юрлиц до 1 миллиона рублей.);
• Риск создания постоянного представительства (ПП). Если деятельность иностранного подрядчика будет квалифицирована как создание зависимого агентского ПП или постоянной базы для российской компании за рубежом, у компании могут возникнуть обязательства по уплате налога на прибыль в этом иностранном государстве.

7) Какие инструменты комплаенса, внутренние политики или аудиты компании могут внедрить для проактивного снижения рисков неправильной квалификации?

Для проактивного снижения рисков можно рекомендовать следующие комплаенс-инструменты (носит рекомендательный характер):

Внутренняя политика по привлечению подрядчиков. Разработать и утвердить формальный регламент, определяющий критерии выбора гражданско-правового договора вместо трудового, список "красных флагов" и обязательную процедуру согласования с участием юридической службы и HR. Политика должна базироваться на критериях из ст. 15 Трудового кодекса РФ и судебной практике.

Типовые шаблоны договоров с защитными условиями. Использовать предварительно согласованные шаблоны договоров под разные виды услуг, в которых четко прописаны: конкретный конечный результат; самостоятельность подрядчика в выборе времени и способов выполнения; отсутствие подчинения правилам внутреннего трудового распорядка; оплата по факту приемки результата (а не за время); обязанность подрядчика уплачивать налоги самостоятельно.

Регулярное обучение руководителей и HR. Проводить обязательные тренинги для сотрудников, привлекающих подрядчиков, о различиях трудовых и гражданско-правовых отношений, рисках переквалификации и требованиях внутреннего регламента.

Периодические внутренние аудиты. Ежегодно проводить аудит действующих отношений с подрядчиками, анализируя договоры, платежные документы и фактический порядок работы на соответствие критериям ст. 15 ТК РФ и "красным флагам" из разъяснений регуляторов.

Привлечение внешних юристов для сложных кейсов. Для дорогостоящих, долгосрочных или трансграничных проектов получать правовое заключение внешних юристов с оценкой рисков и структуры отношений. Этот документ может служить доказательством должной осмотрительности в случае спора.

Авторы: Aндрей Боровков, Вячеслав Хоровский, Владислава Новокрещенова, Александра Левенкова